Erleichterungen im Nachweisgesetz für Zusagen der betrieblichen Altersversorgung und anderer Benefits
Schriftformerfordernis soll zum Teil aufgehoben werden
Im Zuge der Ausarbeitung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) wurden wesentliche Änderungen im Nachweisgesetz vorgeschlagen, die darauf abzielen, den administrativen Aufwand für Unternehmen zu verringern und die Kommunikation mit den Beschäftigten moderner zu gestalten. Diese Anpassungen betreffen insbesondere die Dokumentation und Übermittlung von arbeitsvertraglichen Regelungen sowie deren Änderungen. Hiervon werden auch Zusagen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) und anderer Benefits erfasst.
Aktuelle Regelungen des Nachweisgesetzes
Das derzeitige Nachweisgesetz sieht in § 2 NachwG vor, dass Arbeitsverträge und die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten werden müssen, wobei die elektronische Form ausgeschlossen ist. Dies bedeutet, dass sämtliche Vertragsbedingungen und deren Änderungen eigenhändig unterschrieben und persönlich übermittelt werden mussten, andernfalls drohten Bußgelder von bis zu 2.000 Euro. Diese Regelung verursacht einen erheblichen administrativen Aufwand, der nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitaufwendig und umständlich für beide Parteien ist. Eine Ausnahme dazu gab es bisher lediglich im Rahmen der Entgeltumwandlung in der bAV. Dies teilte das BMAS mit Schreiben vom 07.07.2022 mit. Auch wenn es in der Praxis rechtlich umstritten ist, ob das Schreiben als rechtliche Legitimation ausreicht, wird es doch in der Regel angewandt.
Geplante Neuerungen durch das BEG IV
Bürokratische Hürden wie diese sollen künftig reduziert werden. Der Grundsatz der Schriftform bleibt bestehen, § 2 Absatz 1 NachwG neue Fassung (n. F.), jedoch soll unter bestimmten Bedingungen die Textform, § 126b BGB ermöglicht werden.
Arbeitgeber sollen wesentliche Vertragsbedingungen in Textform verfassen und elektronisch übermitteln können. Damit könnten arbeitsvertragliche Regelungen direkt per E-Mail oder über ein firmeninternes Portal zugestellt werden. Hierbei ist es zwingend notwendig, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. Zudem muss der Arbeitgeber den Erhalt der Niederschrift vom Arbeitnehmer bestätigen lassen. Gemäß § 2 Absatz 1 Satz 5 NachwG n. F. können Arbeitnehmer weiterhin den Nachweis in Schriftform verlangen, wobei dieser Anspruch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses erlischt. Nach § 3 NachwG n. F. können auch Änderungen der Vertragsbedingungen in Textform nachgewiesen werden. Die Regelungen gelten jedoch nicht für bestimmte Branchen wie z.B. das Bau- und Gaststättengewerbe gemäß § 2a SchwarzArbG.
Anwendung im Bereich der bAV und anderer Benefits
Die Novellierung würde sowohl im Bereich der bAV als auch anderer Benefits zu einer Entlastung der Bürokratie führen. Arbeitgeber könnten die für Benefits erforderlichen Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag, wie Essenszuschüsse, Job-Bikes oder Kinderbetreuungszuschüsse, in Textform festhalten und anschließend elektronisch übermitteln. Solange diese Zusatzvereinbarungen alle notwendigen Angaben gemäß § 2 Absatz 5 NachwG n. F. enthalten und die Zustimmung des Arbeitnehmers elektronisch nachgewiesen werden kann, entfällt die Verpflichtung zur schriftlichen Dokumentation. Gleiches gilt gemäß § 3 Absatz 2 NachwG n. F. für Änderungen von Zusatzvereinbarungen. Unternehmen könnten diese Vereinbarungen bequem über ihre Internetportale oder Apps kommunizieren, was den Verwaltungsaufwand weiter reduziert und eine schnellere sowie effizientere Interaktion zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ermöglicht.
Praktisches Beispiel
Ein Unternehmen führt neue Benefits ein, darunter z. B. einen Essenszuschuss für seine Mitarbeiter. Vor den geplanten Änderungen im Nachweisgesetz mussten solche Vertragsänderungen eigenhändig unterschrieben und in Papierform übermittelt werden. Mit den neuen Regelungen können solche Änderungen nun in Textform per E-Mail kommuniziert werden. Die Mitarbeiter bestätigen den Erhalt der E-Mail und speichern die Informationen digital. Falls gewünscht, können sie eine schriftliche Benachrichtigung anfordern (§ 3 NachwG). Dadurch wird die Verwaltung von Benefits effizienter gestaltet und der administrative Aufwand reduziert.
Gesetzgebungsprozess und aktueller Stand
Das BEG IV liegt im Entwurfsstadium vor und die Verbände haben Stellung genommen. Im Gesetzgebungsverfahren stehen noch Ausschussberatungen, Lesungen im Bundestag und die Zustimmung des Bundesrates aus. Ein genaues Datum, wann das Gesetz in Kraft tritt, steht derzeit nicht fest.
Fazit: Bewertung der geplanten Novellierung
Die geplanten Änderungen im Nachweisgesetz durch das BEG IV sollen den administrativen Aufwand für Unternehmen reduzieren und die Kommunikation mit Beschäftigten modernisieren. Es gibt jedoch Kritik, da die Regelungen in spezialisierten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe nicht vollständig anwendbar sind. Dies könnte Verwirrung stiften und zusätzliche Anpassungen erfordern. Eine einheitliche Regelung wäre daher wünschenswert.
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